一般事務職に向いている人、向いていない人-性格、能力、適職性など

一般事務職に向いている人、向いていない人-性格、能力、適職性など

庶務、人事、受付、秘書などの「一般事務職」はどのような人が向いているのでしょうか、またどのような人が向いていないと思われるのでしょうか。ここでは実際に「一般事務職」として働いている人、働いていた人に必要な能力や性格、適職性など現場の生の考えを聞いてみました。いずれもなるほど確かにその通りと思うような意見ばかりです。「一般事務職」へ転職を考えている人はぜひ参考にして、面接での質問回答の受け答えにお役立てください。

人気のある職業「一般事務職」

「一般事務職」として働く人は約900万人。事務職全体(1,200万人)の約4分の3(約75%)を占める、もっとも人数の多い職業です。
ひとくちに「一般事務職」といってもさまざまな仕事があります。大きく分けると、総務、庶務などの「総務事務職」、人事管理や求人事務などの「人事事務職」、企画事務、マーケッターなどの「企画・調査事務職」、ショールーム受付や図書館や博物館などの「受付・案内事務職」、役員秘書、セクレタリーなどの「秘書」、電話交換手、コールセンターオペレーターなどの「電話応接事務職」、医療秘書、健康保険・医療請求事務などの「医療・介護事務」、法務事務などの「その他の一般事務職」などに分けられます。

「一般事務職」の分類

「一般事務職」の分類です。比較的規模の大きな企業ではセクションが細分化されており、人手の少ない中小企業ではこれらのほとんどが兼務になっているケースもあります。

小分類 職業
総務事務職 総務、庶務、広報など
人事事務職 人事管理や求人事務、福利厚生事務、労務管理、研修事務など
未経験から挑戦する「人事職」の仕事
企画・調査事務職 企画事務、商品企画事務、マーケッターなどの調査事務
未経験から挑戦する「商品企画」の仕事
受付・案内事務職 会社やショールーム受付、図書館や博物館受付、工場フロントなど
秘書 役員秘書、セクレタリーなど
電話応接事務職 電話交換手、コールセンターオペレーター、テレフォンアポインターなど
総合事務職 様々な事務の仕事を全般的に行うなど総合事務、事務補助
医療・介護事務 医療秘書、健康保険・医療請求事務、調剤薬局事務、病院受付など
その他の一般事務職 法務事務、インターネット通販受付事務など

ちなみに「事務職」は下記のように各事務職に分かれています。事務の中でも、経理や会計は「会計事務」、営業や販売系は「営業・販売事務職」になります。求職にあたっても、各事務職の内容を理解しておくことが必要です。

大分類 中分類
事務職
「事務職」全体の平均年収や給与、解説はこちら
一般事務職
会計事務職
生産関連事務職
営業・販売事務職
運輸・郵便事務職
事務用機器操作職
外勤事務

競争倍率約0.3倍と競争の厳しい「一般事務職」

また最近の有効求人倍率によると、一般事務職の倍率は約0.3倍と、すべての職業の中でも1、2位を争う厳しさになっています。10人の就職希望者に対して3社の求人募集しか無い状態になっています。転職にはかなりハードルが高くなっていることを覚えておきましょう。
事務職の年収や仕事内容はこちらのページに詳しく載せていますのでいっしょにご覧下さい。

「一般事務職」に向いている人、向いてない人

「一般事務職」はどのような人が向いているのでしょうか。どのような資質や性格、能力が求められるのでしょうか。またどのような人が向いていないのでしょうか。
ここでは実際に事務職として働いている人、働いていた人に考えを聞いてみました。現場の生の声をぜひご覧下さい。
各事務職の職種と仕事内容はこちらをご覧下さい。

中小企業の事務は何でも屋さん?

●事務職に向いている人、求められる資質
事務職IT系企業の総務事務を経験しました。
中小企業の事務ははっきりいって何でも屋さんです。
営業事務で見積検収請求を出す一方、総務事務で人事書類の整理や勤怠管理資料も作りますし、電話の応対をしたり、お茶も出します。フロアのカギ管理やPCの割り振り、清掃にレンタル機材の対応、小口管理に決算処理など、担当者がいないとか適任者がいないなど、あいまいな理由(笑)で、いつのまにか何もかも事務の仕事になっていることがあります。
「事務職」は責任をとれる立場にないので、その都度、責任者に確認をとり、交渉し、波風を立てないようにうまく進める技術が必要です。一つだけ得意分野があるというよりは、広く浅く知識を持ち、器用貧乏なぐらいがちょうどいいです。

●事務職に向いていないと思う人は
社内外の人間関係に興味のない方や、コミュニケーションを極力取らずに仕事に没頭したい職人タイプの方には向きません。
日々の業務が多岐に渡るため、人間関係で苦労すると業務が滞ります。事前に根回ししたり、確認したりしてうまくやるには、人々の様子を観察してコミュニケーションをとる必要があります。
また、社内規則や法規に興味のない方は、会社のいいように使われてしまいがちなのでお勧めしません。
男女差というよりは、個体差の部分が大きいと思いますが、一般的には女性が多い職種ではあります。年かさの男性だと、カジュアルに社員の会話に入り込むのはなかなか難しいところがあるかもしれません。
(女性 34歳 東京都)

会社のことを一番知っていないと難しい

事務職●事務職に向いている人、求められる資質
事務職で働くには、その企業のことを実は1番と言ってもいいほど、良く知らないと本当にいい仕事はできないと思います。
まず事務職に向いている人は、頼まれた仕事は最後まできっちり対応できる人、また、どんな仕事でもマルチに臨機応変に対応できる人が向いていると思います。臨機応変に対応するにあたり、ここで企業のことをよく知らないと対応が難しくなってしまうのです。事務職は企業で働く人をサポートする立場であるので、企業の内情を熟知し、必要以上に口外せずに、その時に合った方法で、適切に対応することができる事務職だと私は思います。

●事務職に向いていないと思う人は
事務職と言うと、世間的なイメージとしては女性のイメージが強いかもしれません。やはり細やかな対応を求められる事務職には女性の方が向いているのかもしれないですが、男性でも向いていないわけではないと思います。年齢的な問題で言えば、若すぎても、年配すぎても不向きと感じています。まず若すぎる場合は社内のことを良く知らないですし、経験不足により対応がスムーズにできません。また年配の方の場合は、こちらの要望を聞き入れ柔軟な対応をお願いすることが難しい場合が多いように感じます。適切な年齢は入社7年以上の女性だと思います。
(女性 29歳 東京都)

今自分が何をすれば良いか察知して行動に移せる人

事務職に向いている人●事務職に向いている人、求められる資質は
やはり真面目にコツコツと仕事をこなすことです。事務職はあくまでも裏方というか縁の下の力持ちなので表に出ることはほぼありませんが、どんな業務でもすぐに対応・サポートに回れるよう柔軟に対応出来る能力は必要だと思います。特に女性は周りをよく見る事が出来るので、今自分が何をすれば良いか察知し、行動に移すのが早いので向いていると思います。
また、事務職はチームプレーなので周りのメンバーとの業務の共有・連携(報告・連絡・相談)を滞りなく出来るような信頼関係を築いていけるような人がおすすめです。
そのためにも仕事するデスク周りなど常に整理整頓を心掛け、仕事をしやすい環境を作った方がいいと思います。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
まずはパソコンが使えない人です。エクセルやワード、メールの送受信など最低限の機能が使えない方は難しいと思います。特に年齢を重ねてからこの仕事を始めようとしている人は、身に付くまで時間が掛かるので向かないかもしれません。
またおおざっぱな人も向かないと思います。事務職は主に資料の作成です。他の方から頼まれることもあります。人の目に触れるものなので、いい加減に作成するとその人自身の印象も悪くしてしまうこともあるからです。
あとは電話対応が苦手・敬語が使えない人です。事務職は常に会社に居るので電話を取ることが多いです。電話は会社の顔ともいうくらい重要なので、1年以上も続けても上手くいかないようであればやはり向いてないと思います。
(女性 39歳 沖縄県)

宣伝広報事務職に必要なのは周りを巻き込む力

事務職に向いている人●事務職に向いている人、求められる資質は
事務職の中でも私の部門は企業のブランド、宣伝広報を担当しています。
まず、必要な資質は新たなものを受けいれて、自ら行動できるハートをもっていることです。受け身では自社のピーアールはもちろん、ブランド価値をあげていくというチャレンジなどもまずは、難しいでしょう。
さらに必要なのは、企画力、そしてその企画を周囲を巻きこみながら、実現に向けて、動かしていく人間力です。
また、なんといっても自社を愛する、商品が好きであるという基本的なスタンスがなければ、良い仕事には、なかなかむすびつかないのではないでしょうか。

●宣伝広報事務職に向いていないと思う人は
ブランド、広告宣伝の仕事はなんといっても社内外にアンテナが低い方には向いていないとおもいます。
市場で何が起こっていて、自社の評価が客観的に見て、どういったものか、把握していなければ、まず勤まりません。簡単に言えばアンテナの、低い方には向いていないといえます。
また、クリエイティブを求められる仕事だけに想像力、プレゼン能力がなければ、なかなか周囲を納得させながら、仕事を進めることが至難の技になります。
また、積極的に社内外に人脈をつくる意思が薄い方々も同じくです。
年齢や性別も問わず、ポイントは変わりません
(男性 43歳 兵庫県)

真面目で地道に物事に取り組む事ができる人

●事務職に向いている人、求められる資質は
事務職は、日々コツコツと同じ作業を繰り返す事が多いので、処理能力が高い人が向いています。または近年の事務職にはPC操作が不可欠ですので、タイピングの速さや情報入力の正確さが求められます。また、事務職と言っても、他部署との業務上でのやり取りが大事になってくるので、コミュニケーション能力があるとより望ましいでしょう。
人間的な資質については、真面目で地道に物事に取り組む事ができ、時間がかかっても途中で投げ出さず最後までやり遂げる事が出来る人が向いていると思います。なぜなら、事務の事後とは単純作業の繰り返しをする事が多いので、途中で飽きてしまったり、投げ出したくなったりする可能性があるからです。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
自分の仕事の成果を数値などで知りたい人や仕事の達成感を味わいたい人、またすぐに結果が欲しい人には向いていません。また、机に座って黙々と作業をこなす事が苦手な人にも向いていません。
男女の差は特にはないと思いますが、性格の差はあると思います。年齢の差については、一概には言えませんが、一般的には、若いほど処理能力が高く間違いも少なく、加齢すると共に間違える可能性が高くなり、また作業の時間はかかってしまうと思います。それは、年齢と共に頭の回転速度も落ちるから、年をとればとるほど、間違ってしまったり時間がかかったりするのではないかと思います。
(女性 36歳 福岡県)

丁寧な性格の人が向いています

●事務職に向いている人、求められる資質は
事務職に必要な能力は、周囲の状況に合わせて業務に優先順位をつけて処理をしたり、電話などを含む直接的な対応が出来ることです。こまごまとした雑多な仕事が多いので、ひとつひとつを確実にこなすスキルも必要です。
事務職は自分で確認しながら進めていく必要があるので、丁寧な性格の人が向いていると思われます。また、長く事務をやっていたという人はもちろん、他業種からの転職組であったとしても、丁寧な仕事が出来る人、几帳面な面をもつ人であれば可能な仕事だと思います。そして、事務職に一番大事なのは、周囲とのコミュニケーションを通して、スムーズに仕事を進められる能力だと考えます。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
雑な人、面倒くさがりの人、他の職員とコミュニケーションを取らない人は事務職には向かないと思います。自分の仕事を振り返らないような人ももしろん、不向きです。男性と女性の差ですが、男性の方が比較的論理的に仕事を進められるのでデーター作成などの構築向きで、女性はコミュニケーション能力を活かした応対を中心とした作業に従事すれば良いような気がします。
年齢の差は一概には言えませんが、どうしても、年とともに物覚えは悪くなると思います。それを上回るやる気があれば、下手な若い職員よりも余程有能な職員となり得ると思います。
(女性 38歳 神奈川県)

「事務職に向いている人、向いていない人(第2弾)」もぜひご覧下さい。

最後に編集部から転職にあたって

「事務職」に就いている人の意見や考えを聞くと、事務処理の遂行能力はもちろんのこと、他の部署との調整役も多いために、コミュニケーションを取らない人や一つの仕事に没頭したい人は向かないと考えている人が多くなっています。ある人は中小企業の事務職は何でも屋さん的な部分も多いので、オールマイティーにパッパとこなしていく能力も必要とありました。

解説した通り、事務職の人気はとても高く、競争倍率は約0.3倍と、10人の志望者に対して、3人しか仕事が無い状態です。転職にあたっては、どうやって多数の応募者の中から選ばれるかを考えなくてはなりません。漫然と面接を受けても、受かる可能性は低いわけです。
特に会社の中枢でもある「一般事務職」は、庶務事務、人事事務、企画事務、受付・案内、秘書、電話応接、医療・介護事務までがフィールドが多岐に渡っています。

●上記のフィールドに適した資格は所有しているか
●上記フィールドで自分の強み・特性を生かせるのはどの仕事か

これらをしっかりと見極める必要があるでしょう。
ぜひみなさんの意見を参考にして転職面接を乗り切っていただきたいと思います。

こちらの事務職記事もどうぞ

転職面接・試験前にこちらをぜひどうぞ

転職活動、特に採用面接はノープラン(無計画)、ノーガード(無防備)で挑まないようにしましょう。採用企業側の求めている人材を把握すること、自分の性格の強み・長所短所を把握すること、明確な職業意識、強い就労意欲があることが大事です。

面接前にあなたの性格や想定年収を診断しておきましょう

無料で10分、あなたの性格特性や想定年収診断を実施中!転職面接の前にこれまでに40万人以上が受けた診断テスト(無料)をぜひ受けておいて下さい。たった10分で「自分の特性」や「予定内定社数」や「予想年収」が一緒にわかってしまうという優れものです。自分の転職力点数や総合順位が出る上、各項目ごとに詳しい解説があります。さらに終了後は求人情報も見られるので一石二鳥!
「@type(アット・タイプ)-無料で10分、性格特性や想定年収診断」へ

今の年収は適正なの? スマホでそっと調べよう!

今の年収は適正なの? スマホでそっと調べよう!一問一答形式に答えていくだけで今のあなたの評価や年収が適切なのかどうかが分かります。ちなみにS君(26歳)はフィット年収が602万円と出て「こんなに上がるの?!」とびっくり。
「今の年収は適正なの? スマホでこっそり調べよう!」

女性の方はまず「女の転職@type(アット・タイプ)」がおすすめ

女の転職@type(アット・タイプ)女性の方はまず「女の転職@type(アット・タイプ)」をおすすめします。無料です。掲載されているのはいずれも女性歓迎(女性を採用したい)の企業ばかりなので、安心して転職先を探すことができます。
「女の転職@type(アット・タイプ)」登録(無料)ページへ

転職体験談(成功・失敗)

  1. 食品専門商社へ転職
  2. [転職体験談] クレジットカード会社に転職したY.Sさん(男性)のケース (内定辞退の話も)
  3. [転職体験談] 美容卸業界から飲料卸会社に転職を決めた愛知県のS.Nさん(男性)
  4. [転職体験談] 実務翻訳者から南の島で念願の広告代理店に転職(沖縄県R.Nさん女性)

面接の前に自己診断を!

面接の前に「自己診断テスト(無料)」をして、自分の強みを言えるようにしておこう

入社したい会社の面接は緊張するもの。面接官は役職付きのケースがほとんどだからプレッシャーもかかります。無料の「自己診断テスト」で自分の強みを上手にアピール出来るようにしておきましょう。 自分の強みを把握して、面接の自己アピール