事務職に必要なスキルと適性、向いている人、不向きな人(第2弾)

事務職に必要なスキルと適性、向いている人、不向きな人(第2弾)

前回の第1弾「一般事務職に向いている人、向いていない人-性格、能力、適職性など」ページでは、庶務、人事、受付、秘書などの仕事内容や職業分類について解説いたしました。
今回はその第2弾「事務職に必要なスキルと適性、向いている人、向いていない人です。実際に「事務職」として働いている人、働いていた人に聞いてみました。経験者ならではの含蓄ある意見、ユニークなアドバイスが集まっています。「事務職」へ転職を考えている人はぜひ参考にして、面接での質問回答の受け答えにお役立てください。

事務職に必要なスキルと適性、向いている人

「事務職」はどのような資質や性格、能力が求められるのでしょうか。反対にどのような人が向いていないのでしょうか。決してオフィスのデスクでパソコンばかり触っているだけではなさそうです。ここでは実際に「事務職」として働いている人、働いていた人に考えを聞いてみました。現場の生の声をぜひご覧下さい。

目の前の仕事をこなしつつ、先の仕事も忘れずに準備する

●事務職に向いている人は
細かい作業を、連続して行える忍耐力が必要です。
PCの操作力はもちろん必須ですし、「事務職」の中でも経理関係なら会計ソフトを使用する可能性が高いですし、営業事務で受発注や見積もり入力の場合にも専用ソフトを使用することが多々あります。
向いている資質、条件としては「与えられた日々の業務を着実にこなす」「季節ごとのめったにない仕事も忘れずに準備、遂行する」のように目の前に仕事を進めながら、まだ先の遠くの仕事を忘れずに行える注意力の高さが大切です。
経理、営業事務、総務、さまざまな事務がありますが、いずれも毎日の仕事と期ごとにまとめる仕事が必須のほか、外回りの営業、研究職のサポートなど自分の職種以外のメンバーをフォローする役割も求められます。自分の仕事をこなしながら、周りの潤滑油になる柔軟さも必要です。←これは意外と重要です。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
向いていない、と思われるのは室内にこもってコツコツ仕事をするのが苦手なタイプです。
事務職ですから、車で移動したり取引先との約束までどこかで時間を過ごしたり、といったことはほとんどなく、実働時間8時間をすべて机の前で過ごすことになります。
また、人と一緒にいると話が止まらない人、一人でいるとさぼってしまう、自律心がない人も向いていません。
職場によっては昼間は営業が全員出払ってしまい自分一人ということも珍しくなく、その間、電話や来客による中断もものとはせず、一人で黙々と仕事を進めます。

事務職に男女の差はそれほどないと思います。外回りの営業に男性が多いのは事実ですが、総務・人事関係の事務職では男性社員も多く在籍します。
ただし事務職には細かい作業(宅配便の受け取り、切手や印紙の管理、足りない備品の発注など)が多く、女性にとってなじみの多い作業が多いので、男性よりは苦手感がなく取り組めるでしょう。
年齢の差ですが、体力をさほど必要とせず経験も役立つ職種のため「会社設立からずっと勤務している」といった人も珍しくはありません。事務職も一歩踏む込んで考えれば、経理、総務、営業事務、法律事務、貿易事務、など内容も様々です。転職しようとしているのはどのような事務職なのか確認して転職を考えることをおすすめします。
(女性 40歳 愛知県)

理解できないまま仕事を進める人は不向き

●事務職に向いている人は
事務職として働くためには、正確な仕事ができる資質が無いといけません。
指示された内容を正確に理解する能力と、ある程度のパソコンスキルは必要だと思います。それに加え、正確な仕事をするために、依頼元の人に確認をしたり、気づいたことを指摘するといったこともある為、ある程度のコミュニケーション能力も大事です。
日頃から周りの人とコミュニケーションが取れていれば、疑問点なども聞きやすくなりますし、仕事の依頼をされるときも、丁寧に指示をしてくれるようになります。
事務職だからと言って、ずっとパソコンや書類だけに向き合っていればいいという訳ではありません。必要最低限のコミュニケーション能力と、正確に仕事をこなす能力は必須です。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
事務職は、正確に仕事を行えない人は向かないと思います。指示された内容を理解できない、理解できないまま仕事を進める、適当に仕事を完成させるといった行動を取る人は、おそらく事務職に就いても、周りからの信用を得られず、苦しい立場に立つことになると思います。
その代わり、もし指示された内容が分からなくても、人に聞いて、分からない部分を解消してから仕事に取り組む姿勢のある人は、事務職としてやっていけます。
事務職において一番ダメなのは、いいかげんな仕事をすることです。たとえ能力が低かったとしても、いい加減な仕事さえしなければ、なんとか務まる気がします。
事務職というのは会社ごとにやり方は違いますし、パソコンなどの最新機器を利用して行う場合も多くありますので、機械にめっぽう弱い人や、会社のやり方ではなく独自のやり方を貫き通す人は厳しいかもしれません。
そう考えると、年配の方の再就職先としてはあまり向いていないのではないかと思います。
(女性 28歳 熊本県)

関連する部署の間を繋いで円滑に物事が進むように取り計らうこと

●事務職に向いている人は
メーカーの事務職として働いています。事務職はコミュニケーションが円滑に取れる人でないと難しいと実感しています。論理的に仕事をすすめる能力は社会人として必須ではありますが、それだけに頼って仕事をしている人はどこかで壁にぶつかることが多いです。
事務職は自分一人で完結できる仕事は少なく、関連する部署の間を繋いで円滑に物事が進むように取り計らうことが求められます。 相手がどんなニーズを持っているか、そのためには誰のどんな知識や能力が使えるかを把握して、それを引き出すモチベーターとして立ち回れる能力があることが必要と思います。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
一番問題になるのが自己主張画強すぎる人だと思います。もちろん自分の意見を持って仕事をすることは大事ですが、その自分の主張の実現だけに集中してしまうと周りからの協力を引き出しにくくなります。わかりやすくいうと、バランス感覚がないタイプの方は立ち回りに困ることになります。自分一人では解決できない課題に直面することが多いので、周囲の協力を引き出せるように最低限の付き合いは必要です。実際、周囲の協力を得られないと事務職は仕事を進められません。
(男性 28歳 神奈川県)

人に指図されても嫌な顔をせずにその業務を遂行できる人

●事務職に向いている人は
事務職でも、グループアシスタント業務に関してですが、人をサポートすることが好きな人、人に指図されても嫌な顔をせずにその業務を遂行できる人が向いていると思います。
また、オフィスでずっと作業するので、PC業務やデスクワークが苦痛ではない人が向いていると思います。
多くの方に同時に仕事を振られる(依頼される)ことが多く、柔軟に対応ができ、時間の管理能力に優れている人が最適です。
必要な能力としてはPCスキルは勿論ですが、秘書検定2級レベルの教養があると仕事がしやすいのではないかと思います。自分で仕事を進めていく上で、スキルがあった方がやはり仕事をするペースが速くなると思います。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
外で第一線で自分で仕事をしたい人には向かないと思います。
あくまでもアシスタントとして人をサポートする立場なので、営業のように今月はいくら売り上げを上げるという明確な数字としての目標がありません。明確な数字にやりがいを感じる方にはこの仕事は向かないと思います。
男性の方でグループアシスタント職に就く方はあまりいないように感じます。やはり、女性の方が細かい部分に目がいくのかと思います。
年齢に関していうと、何歳だから難しいという事はないので、若くても、年齢をとってもでできる仕事です。ただ、やはり、経験がものを言うので未経験の場合は自分である程度スキルは上げた方が良いと思います。
(女性 36歳 宮城県)

一緒にランチやお土産配りも意外に重要

●事務職に向いている人は
パソコンスキルやイージーミスをしないということも、もちろん大事なスキルになりますが、それよりももっと大事なのが気遣いや協調性です。 事務職で働いている人のほとんどが女性なので、ただ仕事をこなすだけでは、人間関係でつまずいてしまいます。
具体的には、ランチに誘われたら気持ちよく一緒に行ったり、どこか旅行へ行ったらお土産を配ったり、世間話で盛り上がっていたらニコニコして参加するようにしたりすることなどが、意外に重要だと思います。小さな気遣いで社内の雰囲気がほぐれたり、普段からコミュニケーションを取ることによって結束力も高まるため、チーム全体がまとまる効果もあるのです。これらを苦痛と感じない人が事務職には向いていると思います。

●反対に事務職に向いていないと思う人は
仕事に対して結果や、やりがいを求める人は事務職には向いていないと思います。毎日決まった作業をひたすらミスなく繰り返すことが中心で、営業のように数字で結果が出るわけではないからです。なので、仕事にやりがいを求める向上心がある人にとっては、毎日が退屈な日々になってしまう可能性が高く、精神的にきついと感じるかもしれません。
また、長い間椅子に座りっぱなしのデスクワークなので、血流が悪くなりやすく、腰痛や肩こりに悩まさせることも多くなります。そのため座って楽な仕事をしたいという人には、事務職は向いていないと感じます。
(女性 20歳 大阪府)

事務職とは

女性ならではの面接準備「事務職」とは、一般に課長以上の職務にある人の監督を受けて事務をおこなう仕事です。
ひとくちに「事務職」と言っても、その業務内容は多岐に渡っており、大きく分けると、庶務、企画、人事、秘書、コールセンターオペレーター、カウンター受付などの「一般事務職」、経理、現金出納、預貯金窓口など「会計事務職」、生産現場や出荷受荷での「生産関連事務職」「営業・販売事務職」、旅客・貨物係や運行管理などの「運輸・郵便事務職」、パソコン操作や電子機器オペレーターなどの「事務用機器操作職」などのほか、集金人や調査員などの「外勤事務」も事務職に含まれます。つまり世の中の企業が事業を営むにあたって必要不可欠な職業、企業のバックヤードで製造や営業、販売などを支える仕事なのです。
こちらのページに事務職全体の仕事内容や平均年収・給与、事務に向いている人をまとめてありますのでご覧下さい。

中分類 小分類
一般事務職 庶務事務、人事事務、企画事務、受付・案内、秘書、電話応接、医療・介護事務
会計事務職 現金出納事務、預・貯金窓口事務、経理事務、その他物品購入調達事などの会計事務
生産関連事務職 生産・工程管理事務や建設工事現場事務などの生産現場事務、クリーニング等受入や検収・検品係、保管・管理係などの出荷・受荷事務
営業・販売事務職 外注係、商品仕入係や宴会係事務、結婚式予約係・コーディネーター、信用調査事務、旅行会社カウンター、貿易事務、金融・保険事務、その他中古自動車査定員、店舗巡回指導など
運輸・郵便事務職 駅務員、航空券販売員、有料道路料金収受員などの空港旅客係旅客・貨物係事務、貨物や旅客自動車の運行管理事務、郵便局窓口係
事務用機器操作職 パソコンオペレーター、PCオペレーターなどの操作員、キーパンチャー、データエントリー係員、データ入力オペレーターなどのデータ入力係やコンピュータ操作員
外勤事務 集金人、訪問調査員、メーター検針員などの外勤事務

仕事内容も単なるデスクワークのみならず、他部署や外部取引先との応対役、パイプ役になっていることも多く、人から好かれやすい性格であることはもちろん、コミュニケーション能力、調整能力、正確な業務遂行能力などが求められます。

事務職へ転職を考えている人へ編集部から

最後に大事な点をいくつか。事務職の中途採用面接にあたっては、これまでの実績や経験を聞かれるのはもちろんですが、人格、人となりも重要視されます。上記の皆さんのアドバイスの通り事務職は単にデスクワークというより、他の部署との連携が重要で、普段からの人間関係が円滑に仕事を進めるポイントだからです。採用されるには、自分の性格や強み、弱みなどを客観的に把握した上で、面接先の会社の社風に合わせた人物像をアピール出来るようにしておきましょう。
重要なポイントは「エクセルやワードがおおよそ使えること」「自分の殻に閉じこもらずに周囲と連携できる」「単調なデスクワークが苦にならない人」「面接では笑顔でコミュニケーションスキルをアピール」といったところでしょうか。
前回の第1弾「一般事務職に向いている人、向いていない人-性格、能力、適職性など」ページ、こちらのページでは事務職全体の仕事内容や平均年収・給与、事務に向いている人をまとめてありますのでご覧下さい。

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