転職するなら、メールの返信が早くて、ていねいな会社-その理由は? [転職のノウハウ]

転職するなら、メールの返信が早くて、ていねいな会社-その理由は? [転職のノウハウ]

LINEやフェイスブックなどのSNSを連絡手段として活用することが増えてきていますが、現在もメールは企業にとって仕事をスピーディに、かつ効率よく進める有効的な手段であることに変わりはありません。特に転職・就職活動の際には、書類選考から始まって面接日程の段取りまでメールを活用することが一般的です。

実はこのメール、使い方によっては相手に好印象を持たれることもあれば、不快感を与えることもあります。普段からお互いのことがわかっている関係であればいいのですが、採用活動の場合は初めての人とやりとりをする事が大半なので注意が必要です。

今回は採用側企業から送られて来るメールのスピードと内容によって、その企業の体質や社風、担当者個人の資質を考えてみましょう。

メールの返信が早い会社の特徴

こちら(求職者)が送ったメールに対して、返信が早い会社と返信が遅い会社の特徴について比べてみます。返信が早いというのは、遅くとも24時間以内、一般的には12時間以内のことを言います。返信が遅い会社とは24時間以上かかる会社のことです。
メールの返信が早いということはどういう特徴があるのでしょうか。

返信時間を会社のルールで決めている

お客さまや取引先を待たせない、不快な思いをさせない為に、返信までの時間を社内でルール化している会社もあります。特にメールでのやりとりが多い企業では、ウェブサイト上などに「遅くとも24時間以内にご返信いたします」などと謳い、待たせないことをサービスのウリにしていることもあります。
こういった企業は経営陣が仕事のスピードを重要視していることが多く、メールのレスポンスのみならず、事業の進め方や決裁承認までの時間もスピーディーに進んでいくことが多いようです。

時間の大切さを理解している

メールの返信に仮に24時間かかるということは、その間、メールを送った人の依頼や要望、仕事は止まってしまうことになります。転職活動についていえば、その間に他の会社から面接日調整の打診があっても、動くことができず、返信を待っているしかありません。だからといって求職者は企業にすぐ電話をして確認するわけにもいきません。返事が遅いということは、結果的に時間のロスが大きくなってしまい、さまざまな人を待たせてしまうのです。
時間の大切さを理解している人や企業は、メールや電話のみならずなにごとも早く返信(意志表示)することを心がけています。
「タイムイズマネー」といえば少し大げさかもしれませんが、自分のメール返信が遅くなればなるほど、相手の時間をどんどん消費してしまっていることに注意がゆきとどく人や会社の方が良いのはもちろんです

決断が早い、決定権がある

メールの返信が早いということは、その人または企業の決断が早いことの裏返しです。問い合わせメールが多い部署になるとその場で決断して返信していかなければなりません。現場にある程度の権限が委譲されている、社員ひとり一人が自分で決断をして仕事を進めている、など社員の意志を尊重する企業風土であることが伺えます。

メールがていねいな会社の特徴

メールは電話と異なり、声のトーンや間合いで微妙な思いや感情を伝えることができないため、受け取る側の気持ちに立った書き方が必要です。書いた当人にとってはさほど深く考えず送信したものでも、受け取った人からみると怒っているように読めたり、冷たく感じたり、両者の立場や性格によって変わってくるのです。文章を書くのが苦手な人が「電話で直接伝えた方がよほど早い」と感じるのも然りです。

立場の弱い人・企業に対しても配慮ができる

ビジネス上の取引契約とは本来、平等なものであるべきですが、現実的には買ってもらう側、仕事を受注する側の立場は弱いものです。その立場を勘違いして(または意図的に)、出入り業者や外注業者に対して横柄な態度を見せる企業がありますが、決して尊敬できるものではありません。
それは求職者と採用側企業の関係においても同様です。求職者に対して高圧的な態度や不誠実な応対をする会社も多いと聞きます。偉いのは採用担当者ではなく、その企業(法人)そのものなのに困ったものです。

一方、メールの文面がていねいな会社というのは、相手の立場に関係なく、一人の個人として、ひとつの企業として、立場を尊重して接しています。これはその担当者自身の性格や資質によるところが大きいのかもしれませんが、横柄な考え方をする会社で働いている社員は、いつのまにか社風に染まって横柄になることが多いように思えます。

会社の代表として応対している意識を持っている

求職者が採用担当者とメールのやりとりをしているうちに、良い会社だと思うか、良くない会社だと思うかは、その採用担当の応対の仕方にかかっています。たとえ対応のまずさが本人の責任だったとしても、求職者からみると「この会社は良くない」と思ってしまうわけです。

だからといって経営者なり上司がすべての対応をすることは不可能で、担当者の能力と仕事ぶりを信じて任せるしかありません。メールの内容がていねいで好感が持てる採用担当がいる会社は、社員に仕事を任せる社風、社員が業務に真摯に取り組む風土、そして社内もそれを歓迎する風土があるはずです。全員が会社の代表としてやっている責任と自覚を持って取り組んでいる証左なのです。

できればメールの返信が早くて、ていねいな会社に転職・就職しよう

新卒就職の場合はリクルーターがサポートしてくれたり、企業側もさまざまなイベントを用意していますので、入社前の段階からある程度社内の状況を知ることができます。でも転職(中途、再就職)の場合は面接を除いて、情報を得る手段が極めて少ないのが実情です。

現在では、ネット上のクチコミサイトや勤務先社員のフェイスブック、WantedlyなどのSNSをフル活用していけば、かなりの精度で把握することができます。それでももし「この会社に入社しようか迷っている」「最後に自分の背中を押してくれるものがほしい」という時には、メールの返信が早くて、ていねいな会社かどうかを思い出してみましょう。

企業は人の集合体です。仕事は人と人とが繋がりあっておこなうものです。自分の実力だけではどうすることの出来ない社内のハードル、外部のハードルが多々あります。そんな時に「事業スピードを重要に考えている会社」「時間の大切さを理解している会社」「現場スタッフに権限を委譲している会社」「社員が責任と自覚を持っている会社」「ひとり一人が自分で決断をして仕事を進めている会社」であれば、転職しても納得いくのではないでしょうか、きっと後悔することも少ないはずです。

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